Général

Vous avez créé votre compte Organisateur KIWOL ? Il est maintenant temps de créer votre premier événement ! Pour ce faire :

1- Cliquer sur le bouton “Créer un événement” en haut de l’écran

2- Renseigner les détails de l’événement : nom, type, dates, lieu, description, visibilité, …

3- Valider

Après validation, votre premier événement sera créé et vous pourrez accéder à votre interface d’administration KIWOL pour continuer sa configuration.

Pas d’inquiétude: vous aurez toujours la possibilité de modifier les informations renseignées et créer de nouveaux tarifs après cette étape.

Pour créer un nouveau tarif connectez vous à votre interface de configuration de l’événement concerné :

1- Cliquer sur “Ajouter un tarif”

2- Remplir le formulaire de configuration de votre tarif puis cliquer sur “Valider”

Vous pouvez créer les différents tarifs de votre événement en cliquant sur le bouton “Ajouter” puis “Un tarif”. 
Il vous sera ensuite possible de déterminer les paramètres spécifiques à chacun des tarifs. 

DÉFINITIONS DES CHAMPS

Libellé du tarif

Il apparaîtra sur votre module de billetterie et sur les billets achetés par vos participants.

Exemples : Prévente / Tarif normal / Entrée gratuite / Tarif VIP / Tarif enfant / Early bird

Visibilité pour les acheteurs  

Cela permet d’activer la vente en ligne de ce tarif ou au contraire, de le masquer du module de paiement.
Vous pourrez modifier la visibilité du tarif à tout moment en cliquant sur l’icône œil du tarif ou depuis les paramètres du tarif.

Tarification : gratuit, payant

• Payant : Déterminez le prix de vente en saisissant le prix final payé par l’acheteur (prix TTC pour le client). Le montant perçu après commission ainsi que la commission sont indiqués juste en dessous.
• Gratuit : Pour vos invitations. Pas de commission prise par KIWOL puisque, justement, c’est gratuit.

Taux de TVA

La TVA à laquelle vous êtes soumis peut être définie pour chaque tarif. 
Vous trouverez ici plus d’informations sur les différentes TVA existantes.

Quota

Fixez un quota maximum de billets que vous voulez vendre à ce tarif. Celui-ci pourra être modifié à tout moment.

Description du tarif

Elle apparaît sur le module de billetterie et sur le e-billet du participant.

Il ne s’agit pas de la description de l’événement mais d’informations sur le tarif en question. 

Exemple : Quantité limitée / Valable pour 1 personne / Place libre

Nombre maximum de billets sélectionnables

Cette option vous permet pour définir un maximum de billets sélectionnables par commande pour ce tarif.

Créer un tarif de groupe

Cette option vous permet de définir des offres groupées. Par exemple, vous souhaitez mettre en place un pack famille à 100€, accessible pour 4 personnes.

Comment le paramétrer ?

• vous indiquez un prix pour un groupe
• vous définissez le nombre de billets à générer pour ce pack : ici nous bloquons le choix à 4 billets, un acheteur peut donc choisir un ou plusieurs pack de 4 billets
• votre reddition de comptes indiquera 1 billet à 100€ + 3 billets à 0€.

En cas d’annulation d’un événement voici les étapes à suivre :

1- Couper les ventes en :

• repassant votre événement en mode brouillon
• masquant les tarifs en vente en les rendant “non visible”
• désactivant le module de billetterie depuis le bouton “Configuration”

De cette façon, les visiteurs de votre site ne pourront plus acheter des billets.

2- Informer KIWOL

Envoyez-nous un mail à support@kiwol.com afin de nous informer de cette annulation et de fixer le processus de remboursement. Veillez à bien préciser le numéro de l’événement concerné se trouvant sur le tableau de bord de celui-ci en haut à droite.

3- Informer vos clients

Récupérez les e-mails de tous les acheteurs en cliquant sur “Export” puis “Fichier clients” en bas à droite afin de les avertir de l’annulation de votre événement et de leur communiquer les modalités de remboursement (avec ou sans frais de réservation).

Il est rappelé que l’obligation de rembourser aux Utilisateurs l’intégralité du prix payé incombe aux Organisateurs, et en aucun cas à KIWOL. 

En cas d’annulation d’un événement avec billetterie, les utilisateurs ayant acheté un ou des billets sont remboursés par KIWOL, si et seulement si l’organisateur en fait la demande avant réception de ses fonds. Dans le cas contraire, l’organisateur sera le seul responsable du remboursement de ses clients.

Sachez qu’en cas d’annulation, vous êtes légalement tenu de rembourser les acheteurs. Nous vous rappelons en outre qu’il vous appartient d’informer les acheteurs de l’annulation et des modalités de remboursement que vous aurez retenues. Vous pouvez également être tenu de rembourser vos acheteurs si vous procédez à une modification de votre événement.

Exécution du remboursement

Si vous décidez de rembourser vos participants via KIWOL, notre équipe vous éditera une facture d’annulation. 

En effet, une commission supplémentaire est appliquée pour le remboursement des places: 1.00€ HT par commande, comprenant les frais de traitement par notre équipe comptable et les frais de transaction bancaire. L’Organisateur est également tenu du paiement de la Commission à KIWOL du fait de l’édition et de la commercialisation des Billets.

Une fois cette facture réglée ou la preuve de virement partagée, nous lancerons alors la procédure de remboursement et les participants seront remboursés du prix du billet par KIWOL dans un délai de 7 jours ouvrés.

En cas de remboursement individuel des participants au cas par cas (sans annulation de l’évènement), veuillez noter que les mêmes frais de remboursement (1.00€ HT par commande) seront appliqués.

Voir les détails dans les Conditions Générales d’Organisation.